Case Tracking 與 PM、駐點工程師溝通問題解析
一、什麼是 Case Tracking & Processing Records?
1. 定義說明
- Case Tracking(案件追蹤):對每一筆技術問題、需求或異常進行持續追蹤,直到解決。
- Processing Records(處理記錄):記錄每次處置、回應、變更或聯繫內容,形成完整歷程檔。
2. 實務應用
- 範圍包含 Bug 回報、維運異常、客戶需求記錄等。
- 內容欄位包含回報時間、處理人員、步驟、解決狀況與驗證。
3. 常見工具
- JIRA、ServiceNow、Redmine、Zendesk 等
二、這是 PM 的事?還是駐點工程師負責?
1. PM 的角色
- 設計制度與流程、建立模板
- 監控進度與品質,統整報告
2. 駐點工程師的角色
- 即時記錄每次的處理內容
- 針對現場實況提供回報與分析
3. 分工建議
- PM 統籌與監控、工程師執行與記錄
三、當 PM 與駐點工程師溝通不良時,該怎麼處理?
1. 問題成因
- 角色認知差異、資訊落差、缺乏即時管道
- 導致任務重工、資訊矛盾與關係緊張
2. 三階段處理法
- 辨識:用1對1或小組會議釐清觀點,查閱最近文件記錄。
- 溝通:建立雙向表達機制與例行同步。
- 改進:導入追蹤工具與交叉訓練,建立共識流程。
3. 長期優化建議
- 建立技術與業務的橋接角色(如 SE 或 PM 助理)
- 定期案例復盤與內部教材建立
- 導入 AI 協作摘要工具(如 Notion AI)
四、延伸討論問題
【中文】
- 如何設計一份有效的Case Tracking模板?
- 若案件延誤,PM該如何介入處理?
- 是否可以透過自動化工具簡化處理記錄?
- SLA與Case Tracking之間有什麼關聯?
- 多人處理同一Case時,如何分工與追責?
沒有留言:
張貼留言